Первичные документы «по-новому»: разгадываем «загадочные» изменения

бухучет, первичные документы

Речь идет об изменениях, предусмотренные Законом № 1724 *. Основная цель, которую преследовал этот Закон - облегчить жизнь экспортерам услуг. Однако этим Законом также были внесены изменения и в Закона о бухучете **, затрагивающих каждого (!) Предприятия, а не только субъектов ВЭД. Ведь законодатели изменили требования к статусу и порядка составления первичных документов.

Без статуса подтверждающего

Видимо, «резонансное» изменение - это новое определение первичного документа ( ст. 1 Закона о бухучете ). Из него убрали оговорку о том, что первичный документ подтверждает совершение хозяйственной операции . Современное определение первичного документа звучит так:

«Первичный документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции».

То есть первичный документ уже не имеет такой функции - подтверждать факт совершения хозяйственной операции!

Это нововведение многих озадачило. Первый вопрос, который возник: что же тогда будет служить подтверждением осуществления хозоперации?

На самом деле, считаем, что принципиально в этом плане ничего не изменилось. Ведь основой для отражения операции в бухучете, как и раньше, является первичный документ ( п. 1 ст. 9 Закона о бухучете ). А первичный документ как раз и используется для фиксации факта хозяйственной операции.

Суть нововведений можно трактовать так, что сам по себе первичный документ, как бы он идеально не был оформлен, не может рассматриваться как безусловное подтверждение реальности совершения сделки. Строго говоря, нет самой хозоперации - значит, в принципе, не может быть и первички - соответственно, нет и оснований отражать что-нибудь в бухучете.

Собственно говоря, это то же, что на протяжении долгих лет подтверждают и суды, и сами налоговики.

А как доказывать реальность операции? В принципе, и раньше налоговикам было мало одной наличии первичного документа. Внимание они обращали и на другие доказательства, подтверждающие фактическое осуществление операции.

Да что там. Есть даже разработаны для налоговиков Методрекомендации по отработке документально оформленных налогоплательщиками нереальных хозяйственных операций ***. В частности, налоговиками проверялось и проверяется наличие:

- движения активов в процессе осуществления хозяйственной операции;

- физических, технических и технологических возможностей в лица совершить ту или иную операцию;

- полномочий у лиц на подписание соответствующих документов.

Поэтому считаем, что радикально ничего не меняется! Опять же ключевыми для нас остаются нормы:

1) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы ( п. 1 ст. 9 Закона о бухучете )

2) первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, ведут бухгалтерский учет по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета (!), Логическая увязка отдельных показателей ( п. 2.15 п. 2 Положения № 88 ****).

Счет / счет-фактура

Одной из целей, которую преследовал Закон № 1724 , Учитывая его направленность на снятие административных барьеров при экспорте услуг, было признание инвойса (счет, выставляемый для покупателя-нерезидента) как первичного документа.

В связи с этим возник вопрос: неужели теперь и в внутриукраинских операциях счет / счет-фактура будет выступать первичным документом? В нашу редакцию поступают даже вопрос такого плана: означает ли это, что теперь от даты счета отсчитываться дата начисления налоговых обязательств по НДС ?

Сразу же отметим: в бухучете отражению на основании первички подлежит именно хозяйственная операция. А что такое хозоперация? Это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия ( ст. 1 Закона о бухучете ). Иначе говоря, должен произойти какой-то реальный «движение» в активах / обязательствах или капитале. Например, поступление оплаты.

Отсюда можно сделать вывод. Если речь идет о счете, который содержит просто предложение оплатить определенные товары / услуги (скажем, сначала выставляется счет, затем производится оплата и предоставление услуг), то этот документ - не повод делать запись в бухучете. Такой счет не может считаться и «событием» для НДС. ведь п. 187.1 НКУ -Прежнему, говорит о том, что датой возникновения налоговых обязательств является (1) или дата получения денежных средств (2), или дата отгрузки товаров, а в случае предоставления услуг - дата оформления документа, подтверждающего факт поставки услуг. То есть пока нет, фактической оплаты или фактической поставки товаров / услуг - НДС-обязательства не начисляются.

Другое дело, если счет / счет-фактура составляется по окончании выполнения операции и контрагент, оплатив его, тем самым подтверждает получение товаров / услуг. В этом случае такой счет (при наличии других обязательных реквизитов первичного документа) действительно может считаться первичным документом, достаточным для отображения хозопераций в бухучете.

Акт выполненных работ

Приведем еще один интересный вопрос, который также поступило в нашу редакцию. Есть ли теперь смысл в акте выполненных работ, если он не подтверждает осуществление операции?

Очевидно, этот вопрос также связано с сомнениями, о которых мы говорили выше, по поводу того, служит первичный документ подтверждением осуществления хозоперации?

Повторим: в этом плане ничего не изменилось. Акт оказанных услуг / выполненных работ, фиксирует факт завершения операции и ее объем, - по-прежнему нужен!

То же самое можно сказать об акте предоставленных услуг.

Дата составления первичного документа

Здесь тоже есть «сюрпризы». Дело в том, что с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете убрали оговорку о том, что первичный документ должен состоять при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно - сразу после ее завершения .

теперь Закон о бухучете содержит только требование о том, что дата составления - это обязательный реквизит первичного документа.

Как это следует понимать? Неужели теперь можно составлять первичный документ, когда угодно? Считаем, что нет. Ведь еще раз отметим: первичный документ служит основанием для отражения хозопераций в бухучете. То есть именно на дату ее совершения (изменения в активах / обязательствах / собственном капитале) и должен состоять первичный документ без всяких «непосредственно после» (обязательный реквизит первичного документа - дата составления).

Подтверждают это требования и:

1) основополагающие принципы бухучета, в частности, принцип полного освещения;

2) п. 5 ст. 9 Закона о бухучете , Который предусматривает, что хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они осуществлены.

Напомним также, что и налоговики очень скептически относились к тому, чтобы фактически операция была осуществлена ​​в одном месяце, а документ датировался другим. Так, в письме ГНАУ от 20.05.2010 г.. № 9598/7 / 16-1517-08, № 5766/5 / 16-1518 они отмечали, что:

«Факт подписания в апреле акта выполненных работ по перевозке товара, фактическое перевозки которого было совершено в марте, является нарушением правил ведения бухгалтерского и соответственно налогового учета».

обязательные реквизиты

Здесь есть приятное нововведение: «место составления» - теперь не обязательный реквизит первичного документа .

Все другие обязательные реквизиты целом остались. К ним относятся ( ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете ):

- название документа (формы);

- дата составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание, объем и единица измерения хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В последнем реквизита отметим, что из него убрали оговорку о возможности проставления «аналога собственноручной подписи или подписи, приравненного к собственноручной подписи». Значит ли это, что теперь нельзя проставлять факсимиле на первичных документах? Считаем, что нет. Ведь его можно подвести под «другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо».

При этом отметим, что в Положение № 88 пока изменения не вносились. Однако такие изменения не за горами (на сайте Минфина уже есть проект приказа о внесении изменений в Положение № 88 ).

электронные документы

наконец в Законе о бухучете зафиксировали возможность составления первичных документов в электронной форме.

Понятно, что первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте ( п. 2 ст. 9 Закона о бухучете ). Очевидно, что имеются в виду требования по электронной цифровой подписи.

еще в Законе о бухучете уточнили, что данные аналитических счетов должны быть равны соответствующим счетам синтетического учета на конец последнего дня каждого месяца (ранее было - на первое число каждого месяца).